Продолжаем делиться опытом. И сегодня рассказываем о том, как сделать так, чтобы процесс доставки образцов из-за рубежа прошел максимально быстро, без лишних нервных потрясений, и закончился успешным получением посылки.
Правило №1. Выбираем проверенную службу доставки
Если мы хотим, чтобы то, что нам предстоит зарегистрировать, из пункта А оперативно переместилось в наш офис на Верхней Красносельской, то стараемся работать с DHL. Нет, это не реклама, это выводы, основанные на опыте взаимодействия с почтой и другими логистическими компаниями. Почему именно они? Потому что DHL по прибытии посылки в страну свяжется с вами самостоятельно и попросит предоставить минимум документов. Среди них:
· информационное письмо с подробным описанием содержимого;
· разрешение на ввоз, выданное Росздравнадзором;
· письмо от сертификационного органа (лаборатории, которая будет проводить испытания).
Что будет, если производитель отправит образцы почтой? После пересечения границы посылка попадёт на склад временного хранения таможенной службы РФ. Если получатель в Москве, её добросовестно доставят в главное отделение на Варшавском шоссе, а дальше… Помните знаменитую фразу из мультфильма «Простоквашино»? «Я вам посылку принёс. Только я вам её не отдам, потому что у вас докУментов нету». Да-да, всё будет именно так. Вас попросят предоставить 24 (!) документа, среди которых есть даже скан паспорта директора и приказ о приёме на работу сотрудника, пытающегося получить посылку. Причём выяснится это далеко не в первый визит. В целях экономии времени и нервов лучше сразу отправить посылку обратно и настоять на доставке DHL, не забыв предупредить отправителя, что это будет несколько дороже.
Кстати, были случаи, когда посылка, отправленная почтой, магическим образом приходила в обычное почтовое отделение, привязанное к адресу получателя, и там выдавалась по самому обычному извещению с паспортом (как какая-нибудь безделушка из Китая). И вроде бы надо радоваться, но повод довольно сомнительный. Забрать такую посылку можно, а вот получить номер таможенной декларации – нет. А он необходим, например, при декларировании косметики. И даже если без него (опять каким-то чудом) удастся заполучить декларацию о соответствии, то в будущем из-за этого её спокойно могут отозвать при проведении проверки. В этом случае риск абсолютно не оправдан.
Что будет, если производитель отправит образцы не почтой, а другой логистической компанией? Наш опыт говорит, что будет проще, чем с Почтой РФ, но документов для получения отправления все равно понадобится больше. Мы за скорость и простоту, а вы?
Правило №2. Внимание на инвойс
Даже с DHL могут возникнуть сложности при прохождении таможни, если в инвойсе обнаружится сумма, превышающая 200$. Достаточно одного «лишнего» цента, чтобы число документов, которые потребуются при получении, увеличилось в геометрической прогрессии. Чтобы избежать излишней волокиты (слово-то какое), мы придерживаемся следующих правил:
1. Перед отправкой образцов инвойс должен быть проверен и согласован.
2. Сумма в счёте должна быть минимальной, не больше 200$ (образцы предоставляются безвозмездно, поэтому проблем с эти возникать не должно).
3. В счет-фактуре должны быть фразы: "Samples for testing for the certification. Not for sale or commercial use".
При условии, что отправитель не ошибся в названии компании, ФИО контактного лица, номере телефона, электронной почте и адресе доставки, выполнения этих трех пунктов должно быть достаточно для того, чтобы доставка образцов прошла идеально.
Случаи из практики
И напоследок несколько небольших историй о том, в каких ситуациях мы всё же оказывались, несмотря на все эти правила, и как мы из них выходили.
История №1. В авианакладной не указана компания получателя, есть только контактное лицо.
Что делать? Отправитель должен предоставить в службу доставки официальное письмо на фирменном бланке, в котором написано, что груз отправлен тому-то по ошибке, правильный получатель такой-то.
История №2. В инвойсе отсутствует информация о вариантах исполнения медицинского изделия.
Что делать? Если доставляет DHL, то будет достаточно отправить по электронной почте новый инвойс.
История №3. Отправитель неверно указал адрес, имя и контакты получателя (да, и такое бывает).
Что делать? Перед отправкой груза обязательно просить прислать копию авианакладной для проверки. Если посылка ещё на земле, есть время связаться с транспортной компанией и внести правки.
Кстати, уже после обновления законодательства и перехода на электронный документооборот на таможне требовали показать разрешение на ввоз медицинского изделия в бумажном виде. Пришлось прислать постановление с рекомендацией ознакомиться. Вроде обошлось :)
А с какими ситуациями приходилось сталкиваться вам? Будем рады обмену опытом.